IFEMA Madrid elige a SAP Concur apoyándose en VISEO

IFEMA Madrid, primer operador de España y uno de los más importantes de Europa dentro del circuito internacional de la industria ferial y congresual, hace visible su gran apuesta por la digitalización también en los procesos de gestión de gastos. Esta transformación no solo se basa en la automatización, sino también en la incorporación de herramientas inteligentes para gestión de gastos de viaje, que agilicen tanto el trabajo administrativo como la experiencia del usuario.

El contexto

El reto para IFEMA MADRID pasaba por la optimización gestión de gastos en viajes, comidas, etc., de sus profesionales.

“El objetivo era implementar una solución que permitiese al organismo:

• Ahorrar en el coste administrativo de las horas de trabajo
• Reducir el consumo de papel
• Evitar pérdidas
• Y conseguir transparencia y visibilidad del gasto de los empleados”,

Explica José Antonio Navarro, Jefe de Contabilidad y Tesorería en IFEMA.

“Necesitábamos una solución capaz de ampliar funcionalidades en el medio plazo que además pudiera integrarse rápidamente con nuestro SAP sin necesidad de añadir nuevas interfaces” asegura José Antonio. Este enfoque es lo que distingue a un buen sistema de gestión de gastos, especialmente en organizaciones que manejan operaciones complejas y multilocalizadas.

Una solución en la nube para el control de gastos

Para automatizar el proceso de gestión de gastos, las compañías deben apoyarse en tecnologías disruptivas como SAP Concur. Gracias a esta solución, las empresas y sus empleados pueden gestionar todos los gastos asociados a los desplazamientos de negocio, de manera sencilla y ágil, sin que estos últimos tengan que preocuparse de guardar tickets y recibos, especialmente en viajes largos. Esta fue una de las claves por las que IFEMA apostó por esta solución. En este sentido, contar con una aplicación de gastos de viaje que permita hacer fotos a los tickets y enviarlos directamente desde el móvil resulta fundamental para mejorar la eficiencia . 

“Además de optimizar recursos, SAP Concur aumenta la satisfacción de los empleados y los ratios de retención de talento en las organizaciones”, concreta David García Sanjose, SAP Concur Consultant de VISEO.

En este proceso, contar con una app de control de gastos de viaje es clave para automatizar tareas repetitivas y evitar errores humanos, lo que incrementa la eficiencia en departamentos financieros y administrativos.

Los beneficios para IFEMA

“La dirección financiera es la gran beneficiada por la optimización de recursos, tanto humanos como materiales –declara José Antonio Navarro–. Asimismo, para las áreas comerciales ahora es mucho más fácil confeccionar sus liquidaciones de gastos, bien desde la propia app o bien desde un PC. Y es que el hecho de poder realizar una foto de los tickets y acto seguido poder desechar el papel también supone un gran avance”.

Además, contar con herramientas como una aplicación para gastos de viaje o una app de control de gastos para empresa, se evitan los errores humanos y se incrementa la trazabilidad. Esto proporciona una gran ventaja a la hora de justificar cada gasto, alineándose con las políticas internas de la organización.

Con la implementación de SAP Concur, IFEMA consigue:

• Mayor transparencia y visibilidad del gasto de viajes de los empleados.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas de gastos de la organización.
• Información centralizada para tomar decisiones inteligentes de negocio basadas en datos.
• Una gestión de informes más eficaz que permite reembolsar a los empleados de manera oportuna y eficiente.

“A diferencia de otras herramientas de mercado que cubren parte del proceso, SAP Concur permite integrar la gestión de gastos de viajes con el sistema financiero. Esto da la opción a las compañías de ampliar su funcionalidad en la parte de invoice y en la de travel” afirma Prado del Moral, Director HXM Solutions en VISEO. En este contexto, muchas empresas que aún se preguntan ¿qué es SAP Concur? o el SAP Concur y cómo funciona, pueden descubrir que no solo se trata de una solución para viajes, sino de una plataforma que conecta finanzas, cumplimiento normativo y experiencia del empleado. 

Por otra parte, apostar por una solución nativa de SAP permitió que IFEMA Madrid disfrutara de una adaptación muy rápida. “SAP Concur se ha adaptado como un guante a nuestros procesos, en muy pocos meses, hemos completado un proceso muy sencillo sin puntos de fricción”, explica el directivo. El hecho de que sea un SAP programa de gestión integral y escalable ha sido un punto clave en su elección.

Disponer de una app gastos de viaje para una empresa permite a las organizaciones tener mayor trazabilidad sobre sus movimientos financieros, algo fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la toma de decisiones basadas en datos.

VISEO, el aliado perfecto para el proyecto

La implementación de soluciones SAP en la nube requiere de la experiencia de un socio como VISEO, Gold Partner de SAP.

El éxito de los proyectos se basa en aspectos como:

• Su metodología única y cercana al cliente.
• Su conocimiento y experiencia de SAP. Único proveedor con un conocimiento cross tan específico.
• Sinergia completa gracias al conocimiento global de VISEO.
• Capacidad de ofrecer una solución end to end desde el diseño de la solución, pasando por la configuración hasta facilitando el soporte.

Según José Antonio, «la colaboración con VISEO ha sido muy satisfactoria y eficiente. El equipo de implantadores de VISEO entendió perfectamente nuestras necesidades y en poco tiempo ya teníamos el proyecto implantado. Tras este proyecto, estamos en condiciones de afirmar que confiar plenamente en VISEO es una apuesta segura para cualquier empresa que quiera seguir avanzando en su digitalización.»

En definitiva, el uso de una app de gastos para viaje como SAP Concur no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también se convierte en una palanca de transformación digital que conecta procesos, personas y tecnología de forma coherente.

–> Mira en el siguiente video la entrevista completa de Prado del Moral, Director HXM Solutions en VISEO con José Antonio Navarro, Jefe de Contabilidad y Tesorería en IFEMA y  David García Sanjose, SAP Concur Consultant de VISEO.