VISEO digitaliza la facturación de Logista gracias a SAP Vendor Invoice Management

Logista es el distribuidor líder a comercios de proximidad en España. La compañía da servicio a alrededor de 150.000 puntos de venta. La multinacional española distribuye productos de tabaco, conveniencia, recarga electrónica, farmacéuticos, libros, publicaciones y loterías, entre otros muchos, a unos 300.000 establecimientos en España, Francia, Italia y Portugal.

La compañía se encuentra en un momento clave, continúa fortaleciendo sus negocios ya consolidados, mientras expande su base de clientes y refuerza sus áreas de crecimiento con el objetivo de aumentar sus servicios a fabricantes y puntos de venta en todo el sur de Europa. En este contexto, Logista acude a VISEO para buscar una solución que les permita modernizar y digitalizar sus procesos y operaciones diarias. En concreto, aquellas tareas relacionadas con la gestión de facturas a proveedores en las más de 20 empresas que componen el grupo a lo largo de 3 países. Esto ha supuesto una oportunidad estratégica para implementar soluciones de automatización de facturas para proveedores, capaces de reducir la carga operativa en la gestión administrativa.

Hacia la factura de pagos inteligente

Con la solución de gestión de facturas y pagos SAP Invoice Management, Logista consigue una tecnología integrada y escalable a otros formatos de documentos que además soporta en España las normativas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Esta herramienta también favorece la automatización de factura de proveedores, permitiendo adaptar el flujo de trabajo a las particularidades fiscales de cada país.

Invoice Management de SAP es una solución fácil de aprender y con una instalación muy rápida. Permite digitalizar y automatizar el proceso de recepción de documentos, escaneo, captura, extracción de metadatos, clasificación de los documentos, almacenamiento y finalmente el envío al sistema transaccional. Y, ¿cómo funciona esta herramienta?

• Esta solución permite a Logista hacer una lectura de datos para el 100% de sus facturas mediante una solución OCR, automatizando el proceso de entrada de datos en SAP y minimizando el número de errores. La automatización de facturas no solo acelera los flujos de trabajo, sino que reduce considerablemente los fallos humanos.
• Independientemente del canal de entrada, ya sea vía mail, pdf, e-factura, papel o IDOC, la solución es capaz de identificar los datos de una factura, verificarlos y enviarlos a SAP para su procesamiento, desde un monitor preparado para tal efecto.
• Una vez en el monitor, VIM aplica una serie de validaciones o reglas de negocio, que permiten estandarizar los procesos de negocio de cuentas a pagar. Gracias a ello, la contabilización automática de facturas se lleva a cabo con mayor agilidad y conformidad con las reglas contables establecidas. 
• Este proceso lo hace cumpliendo las normativas y peculiaridades de cada país.
• Finalmente, los documentos quedan contabilizados y liberados para el pago, completando así el ciclo con una solución eficaz y centralizada, siendo este un aspecto clave que facilita la contabilización automática de facturas.

En cualquier momento y en cualquier lugar

Con SAP Invoice Manager de Opentex, no solo se mejoran los indicadores financieros como los DSO (días de cobro), el cash flow, el cash to cash cycle (ciclo del efectivo) y el pronto pago, sino que además se agiliza el proceso de autorización del pago de las facturas. Una de las funcionalidades destacadas es la inyección automática de facturas de proveedores en el sistema, que elimina pasos intermedios y mejora la trazabilidad de cada documento.

Otra de las ventajas es que la solución es web y mobile. Esto supone un ahorro en papel al tiempo que permite aprobar la liberación del pago de las facturas, con información real de la situación actual y la posibilidad de obtener un reporting unificado de los 4 sistemas transaccionales. 

De este modo, es posible reducir los costes operativos, lo que se traduce en una reducción de errores y una mayor trazabilidad en el control de gasto. Además, el uso de la facturación automática aporta una visión consolidada del estado financiero en tiempo real, integrándose con los procesos clave del área financiera. Gracias a estos beneficios, Logista ha ganado en eficiencia y agilidad en sus procesos de negocio, automatizando las tareas más repetitivas, lo que permite que sus trabajadores del área financiera puedan aprovechar ahora su tiempo en tareas que realmente aporten valor a la empresa. 

Este nivel de transformación es una muestra clara del impacto positivo de la automatización de facturas cuando se aplica con visión estratégica en entornos complejos y de alto volumen. Además, esta evolución tecnológica ha permitido a Logista reforzar sus estándares internos, gracias a un sistema sólido de automatización de facturas de proveedores que mejora la trazabilidad y garantiza el cumplimiento normativo en todos los mercados donde opera.