Desafíos e impactos de la desmaterialización de las facturas

Desmaterialización de facturas: ¿de qué estamos hablando? 

Una obligación progresiva para todas las empresas 

La implantación de la factura electrónica sigue un calendario progresivo en función del tamaño de la empresa: 

• A partir de 2026, todas las empresas deberán estar equipadas con una plataforma de desmaterialización (PDP) para recibir facturas de proveedores. 

• A partir de 2026, solo las grandes empresas estarán obligadas a emitir facturas electrónicas y reportes electrónicos. 

• En 2027, obligación de las pymes y las microempresas de emitir facturas electrónicas y presentación de informes electrónicos. 

• En 2030, generalización de las facturas electrónicas entre empresas intracomunitarias. 

Los objetivos de la reforma 

La extensión de la facturación electrónica responde a varios desafíos importantes. En particular, permite garantizar la recaudación del IVA y mejorar la transparencia de las transacciones financieras. 

Gracias a la estandarización de formatos, se reducen los errores y otras anomalías. También se limitan los litigios entre empresas y se mejora la eficacia de las auditorías fiscales. 

Esta reforma también permite armonizar los procedimientos contables y ganar en claridad de los flujos financieros para todos los agentes económicos. 

Las ventajas de desmaterializar las facturas 

Reducción de costes y aumento de la productividad 

Automatizar el procesamiento de facturas significa reducir significativamente las cargas administrativas. Al eliminar la intervención manual, las empresas minimizan los errores y aceleran los tiempos de procesamiento. 

Esta racionalización de los procesos permite asignar recursos humanos a tareas de mayor valor añadido y limitar los costes operativos relacionados con la gestión de documentos físicos o el reprocesamiento de anomalías. 

Mejor trazabilidad y reducción de disputas 

La introducción de normas comunes simplifica la interpretación de los documentos intercambiados. Como resultado, hay menos riesgo de impugnación. 

Además, una mejor estructuración de las facturas conduce a menos rechazos y errores de pago. La gestión de cuentas por cobrar se vuelve más fluida y se reducen los tiempos de pago. 

Una trazabilidad más precisa de los flujos financieros permite controlar mejor las obligaciones contables y fiscales. 

Gestión optimizada de la facturación 

Gracias a la desmaterialización, las empresas tienen un seguimiento en tiempo real del estado de las facturas, desde su emisión hasta su validación. 

Se benefician de indicadores precisos sobre el progreso de los pagos y pueden identificar rápidamente los cuellos de botella. En caso de rechazo, los motivos se indican explícitamente, lo que facilita los ajustes para limitar las interrupciones del flujo de efectivo. 

Además, la estandarización de la estructura de las facturas de proveedores y clientes permite un mejor nivel de comparabilidad y granularidad de la información, facilitando enormemente la gestión contable y financiera. 

Retos y limitaciones para las empresas 

Un cambio estructural importante 

El procesamiento de la facturación electrónica requiere una transformación fundamental de los procesos internos. 

Algunas prácticas se vuelven incompatibles debido a la necesidad de confiar en un PDP certificado o de entrar en el nuevo modelo de factura única. Por lo tanto, es necesaria una revisión completa de los sistemas internos para garantizar el cumplimiento de los flujos y mantener la eficiencia operativa. 

Pérdida de control sobre la emisión de facturas 

La emisión y recepción de facturas ya no será responsabilidad directa de las empresas, sino que tendrá que canalizarse a través de PDP certificados por el Estado. 

Este nuevo modelo modifica las interacciones con clientes y proveedores y puede generar cierta incertidumbre en la relación cliente-proveedor. 

También impone un mayor control sobre los flujos de datos y el cumplimiento estricto de las nuevas obligaciones fiscales. 

Un alto nivel de exigencia 

La sistematización del control de datos por parte de los PDP impone ahora altos estándares de calidad en la información transmitida. 

Cualquier discrepancia en una factura resultará en su rechazo inmediato. Esto obligará a las empresas a reforzar la calidad de sus datos y a mejorar la integración de la información financiera. 

Este requisito de cumplimiento requiere una inversión sustancial en herramientas de control y soporte experto. 

¿Cómo tener éxito en su proyecto de desmaterialización? 

Anticipación e implementación metódica 

Una planificación cuidadosa es esencial para una transición efectiva a la facturación electrónica. 

Se recomienda finalizar el proyecto antes de la entrada en vigor de la obligación para probar y ajustar las medidas técnicas. 

El éxito del proyecto también depende del nivel de preparación de los socios comerciales (clientes y proveedores). Si un cliente no está listo (sin PDP o sin ajuste de procesos), no podrá recibir ni procesar facturas. 

El “big bang” de la puesta en marcha genera una interdependencia entre clientes y proveedores. Identificar los procesos afectados y seleccionar una plataforma adecuada son pasos clave para garantizar un cumplimiento óptimo. 

Formación y gestión del cambio 

El éxito de esta transformación también depende del apoyo de los empleados. 

Capacitar a los equipos en las nuevas herramientas y en la gestión de flujos desmaterializados es un factor clave. 

La coordinación efectiva entre los departamentos de finanzas, contabilidad y TI es esencial para una integración fluida y para minimizar los riesgos operativos. 

Informes electrónicos: un desafío complementario a la facturación electrónica 

¿Qué es el informe electrónico? 

La presentación de informes electrónicos es una obligación adicional a la facturación electrónica. 

Su objetivo es garantizar la transmisión sistemática de la información fiscal relativa a las operaciones que no están sujetas a facturación electrónica, especialmente las que implican a personas físicas o entidades extranjeras. 

Esta medida permite un seguimiento exhaustivo de los flujos financieros y contribuye a la modernización de los mecanismos fiscales. 

¿A quién le preocupa? 

Las empresas que realizan transacciones con clientes privados o socios internacionales están sujetas a esta obligación. 

Cuando una empresa francesa factura a un cliente extranjero o a un particular, debe declarar estas transacciones a las autoridades fiscales. 

Esta obligación se aplica a todas las empresas sujetas al IVA, independientemente de su tamaño o sector. 

¿Cómo funciona el periodismo electrónico? 

Las empresas deben proporcionar información precisa sobre sus transacciones, importes, tipos de IVA y estado de los pagos. 

Esta información debe transmitirse de forma recurrente, con una frecuencia de 10 días, para garantizar la actualización continua de las bases de datos fiscales. 

El cumplimiento de estos requisitos implica una adaptación de los sistemas de información y un fortalecimiento del control interno. 

Conclusión 

La desmaterialización de las facturas representa un gran paso en la modernización contable y fiscal. 

Ofrece beneficios en costos, seguridad y simplificación de procesos, aunque también impone limitaciones importantes que requieren anticipación estratégica y adaptación organizacional. 

Frente a estos desafíos, VISEO apoya a las empresas que desean cumplir con la nueva normativa y garantizar una transición fluida y sostenible hacia este nuevo paradigma de gestión documental digital.