SAP FC Backfilling: asegurar las operaciones heredadas para preparar el futuro de la consolidación financiera

Cuando una organización comienza a evaluar la sustitución de su plataforma de consolidación, recurre de forma natural a sus recursos internos más experimentados.

Estos equipos poseen un profundo conocimiento de las reglas de consolidación, los procesos de cierre, los requisitos de reporting, los controles, las interfaces y las decisiones históricas que han configurado el entorno actual. También son quienes mejor pueden contribuir al diseño de la nueva solución, cuestionar determinadas decisiones funcionales, asegurar las actividades de migración de datos y garantizar la coherencia entre los modelos operativos actuales y futuros.

Sin embargo, esos mismos recursos suelen estar ya totalmente implicados en la operativa diaria.

Gestionan incidencias, dan soporte a los procesos de cierre financiero, responden a las necesidades del negocio, analizan desviaciones, aseguran los flujos de datos y garantizan que la aplicación permanezca plenamente operativa.

El riesgo es evidente: los equipos clave quedan atrapados entre dos prioridades que compiten entre sí. Por un lado, deben mantener funcionando la plataforma actual. Por otro, deben preparar el futuro.

El backfilling responde directamente a este desafío.

Permite a las organizaciones transferir progresivamente parte o la totalidad de las actividades de soporte operativo de los sistemas heredados a un socio de confianza capaz de garantizar la continuidad del servicio, permitiendo que los equipos internos dediquen su tiempo y experiencia a los programas de transformación.

Una primera transición: del equipo del cliente a VISEO

El primer paso consiste en establecer una transición controlada y estructurada entre el equipo del cliente y VISEO.

No se trata simplemente de transferir tickets de soporte. Implica asegurar el conocimiento de la aplicación, los procesos de cierre, las reglas de negocio y aquellos aspectos críticos que no siempre están completamente documentados.

El objetivo es obtener una comprensión profunda del entorno existente, mapear los procesos críticos, identificar las actividades más sensibles, formalizar los procedimientos y asegurar los periodos clave de reporting y cierre.

En un entorno SAP FC, esta fase es especialmente importante. Muchas implantaciones son maduras, altamente personalizadas y, en ocasiones, dependen del conocimiento de un reducido número de expertos.

Por ello, el propósito de esta transición inicial es garantizar la continuidad operativa sin perder el control del entorno.

Una segunda transición: de la escasez de expertos a un modelo operativo sostenible

El backfilling nunca debería generar una nueva dependencia de una única persona.

Este es un aspecto crítico.

A medida que las tecnologías heredadas envejecen, los recursos especializados son cada vez más difíciles de encontrar. Los profesionales de Finanzas IT y los consultores tienden de forma natural a buscar oportunidades en plataformas más modernas. Al mismo tiempo, las organizaciones deben seguir dando soporte a aplicaciones históricas que continúan siendo críticas durante años.

La respuesta adecuada, por tanto, no consiste simplemente en encontrar al «experto ideal en SAP FC».

La respuesta real pasa por transformar la dependencia de personas concretas en un modelo operativo estructurado y sostenible.

Para ello se necesita un equipo capaz de capturar, documentar, compartir y preservar el conocimiento, garantizando al mismo tiempo la continuidad del servicio. El papel del experto adquiere una doble dimensión: gestionar los problemas más complejos y, a la vez, transferir conocimiento, formalizar procesos y desarrollar las capacidades del resto del equipo.

Este enfoque reduce progresivamente los riesgos asociados a la escasez de especialistas y asegura el soporte a largo plazo para el cliente.

Mantener motivados a los consultores en entornos legacy

Otro desafío tiene que ver con la atracción y el compromiso del talento.

¿Cómo pueden las organizaciones mantener motivados a los consultores que trabajan sobre aplicaciones consideradas legacy mientras el mercado sigue centrándose en las tecnologías emergentes?

La respuesta pasa por reconocer que estas actividades van mucho más allá del mantenimiento tradicional de aplicaciones.

En realidad, el soporte de SAP FC está lejos de ser una actividad estática. Incluso cuando los grandes proyectos evolutivos han finalizado, las actividades de Build & Run siguen estrechamente conectadas mediante ajustes de reglas, mejoras de controles, optimización de flujos de datos, automatización de procesos, preparación de datos, estabilización de los cierres financieros, análisis recurrente de incidencias e iniciativas de mejora continua.

Comprender SAP FC no consiste únicamente en dominar una plataforma tecnológica. Significa entender los fundamentos de la consolidación financiera, los ciclos de cierre contable, los marcos de control, los retos relacionados con la calidad de los datos, las dependencias entre aplicaciones y las expectativas de los responsables financieros.

Estas capacidades no desaparecen cuando cambia la tecnología.

Simplemente reaparecen de otra forma en las plataformas de nueva generación.

Trabajar en un entorno legacy no supone un paso atrás. Con frecuencia constituye una base excelente para desarrollar experiencia en la próxima generación de soluciones EPM.

Preparar a los equipos para el ecosistema AMS del mañana

La estrategia de VISEO debe tener, por tanto, una doble dimensión.

Por un lado, las organizaciones necesitan una capacidad de backfilling fiable, estructurada y gobernada que permita asegurar las aplicaciones SAP FC y SAP BFC que siguen en producción.

Por otro, los equipos deben desarrollar progresivamente experiencia en las soluciones de consolidación y gestión del rendimiento financiero de nueva generación.

Este proceso puede abordarse gradualmente mediante programas de formación de los fabricantes, participación en proyectos de transformación, acompañamiento por parte de expertos, colaboración entre especialistas legacy y consultores de nueva generación, asistencia a talleres de diseño, participación en flujos de migración, validaciones de consistencia, pruebas, actividades de documentación y preparación del futuro modelo operativo.

El objetivo es crear una continuidad natural del conocimiento entre los entornos heredados y las plataformas modernas.

Una oferta de backfilling diseñada para asegurar la transición

La oferta de backfilling de VISEO está diseñada para ayudar a las organizaciones durante un periodo crítico de cambio: mantener aplicaciones financieras esenciales para el negocio, preservar conocimientos escasos, liberar a los equipos internos para preparar la siguiente generación de soluciones y construir progresivamente el futuro modelo AMS.

La propuesta se basa en varios principios fundamentales:

• Una transición estructurada entre los equipos del cliente y VISEO.
• Protección de los procesos de negocio críticos, especialmente los ciclos de cierre financiero.
• Preservación y capitalización del conocimiento funcional y técnico de la aplicación.
• Reducción de la dependencia de recursos especializados escasos.
• Prestación del servicio mediante un modelo operativo colectivo y no basado en una única persona.
• Alineamiento entre las actividades de soporte legacy y los programas de transformación.
• Desarrollo progresivo de competencias en plataformas EPM modernas.
• Preparación del futuro modelo de soporte desde las primeras fases de los proyectos.

Este enfoque da respuesta a un desafío muy concreto: ¿cómo pueden las organizaciones seguir operando SAP FC o SAP BFC con total seguridad mientras los equipos internos se centran en los programas de transformación y la experiencia especializada es cada vez más difícil de encontrar?

Asegurar el mundo actual para construir el del mañana

El progresivo final de los grandes programas de evolución de SAP FC no significa que este ámbito sea menos importante.

Al contrario.

Las aplicaciones existentes seguirán siendo críticas durante muchos años, especialmente para aquellas organizaciones que necesitan garantizar la fiabilidad de sus procesos de cierre financiero mientras preparan la hoja de ruta de sustitución de la plataforma.

Por ello, el backfilling se convierte en una palanca estratégica.

Permite asegurar las operaciones heredadas, preservar conocimientos críticos, reducir la dependencia de expertos difíciles de sustituir y liberar a los equipos internos para preparar las soluciones del futuro.

También ofrece la oportunidad de formar a los consultores en los fundamentos financieros que seguirán siendo esenciales en los entornos EPM modernos.

La transformación no consiste en abandonar los sistemas existentes de la noche a la mañana.

Consiste en gestionar una transición controlada entre las aplicaciones actuales y las plataformas del futuro.

Y, en este recorrido, el soporte de los sistemas legacy no es un desafío del pasado.

Cuando se gestiona adecuadamente, se convierte en uno de los pilares más sólidos para garantizar el éxito de la transformación financiera.